עם פתיחת העסק נופלים עלינו לא מעט הוצאות שעלינו להיות מוכנים אליהם מבעוד מועד. שכירות המקום, ציוד שאנו צריכים לקנות, ריהוט, שיווק ופרסום ועוד. אחת ההוצאות הקבועות שיהיו לנו בעסק היא בנושא הנהלת חשבונות. בדרך כלל נפנה לאנשי מקצוע בתחום זה, מכיוון שאין לנו הכשרה לעשות עבודה מקצועית ונכונה בעצמנו. אולם מרבית העסקים הקטנים והבינוניים מחליטים לבצע בעצמם את פעולות הנהלת החשבונות כדי לחסוך עלויות אלה, לפחות בתחילת דרכם.
כיצד נבצע הנהלת חשבונות באופן עצמאי?
שלב 1 – פתיחת תיקים:
השלב הראשון בתהליך הנהלת חשבונות תקין הוא כמובן להיות עסק רשום. תחילה ניגש למשרד מע"מ הקרוב לביתנו ונבקש לפתוח תיק. בהתאם לצורך שלכם התיק יהיה עוסק פוטר, עוסק מורשה או חברה בע"מ. במשרד המע"מ תתבקשו למלא טפסים ולהירשם כעסק מוכר. לאחר מכן תיגשו למס הכנסה ולאחר מכן לביטוח לאומי.
תשלום המע"מ שלכם יתבצע כאשר תהיו עוסק מורשה או חברה בע"מ (עוסק פטור אינו משלם מע"מ ואינו גובה מע"מ). התשלום יהיה ההפרש בין מה שאתם גובים מלקוחותיכם למה שאתם שילמתם וקיבלתם עליו זיכוי.
שלב 2 – גביית כספים:
חלק חשוב בהליך הנהלת חשבונות הוא גביית הכספים מהלקוח.
עוסק פטור – אינו רשאי לגבות מע"מ ולכן יוציא ללקוחותיו קבלה בעבור התשלום. במידה והתשלום הוא עתידי – הוא יוכל להוציא חשבונית עסקה.
עוסק מורשה – יוציא ללקוח חשבונית מס, אשר היא נחשבת כדרישה לתשלום, בעוד שחשבונית מס קבלה היא חשבונית המציגה דרישה לתשלום ואישור על כך שהתשלום התקבל בפועל. לכן בטרם קבלת התשלום מהלקוח אל תוציאו לו חשבונית מס קבלה.
שלב 3 – ניהול חשבונות:
במידה ואין לכם עדיין פנקס קבלות/חשבוניות תוכלו להדפיס אחד כזה בבית דפוס, לקנות אחד כזה בחנות לציוד משרדי או להשתמש בתכנה אינטרנטית המאושרת על ידי הרשויות.
שמרו את כל הקבלות של ההוצאות וההכנסות שלכם ובכל חודש/חודשיים (בהתאם לדרישת הרשויות). הזינו את ההוצאות בתכנה שאתם משתמשים בה או בפנקסי החשבונות שקיבלתם ממע"מ ומס הכנסה. במידה ואתם עובדים עם תכנה היא תראה לכם את הפרטים שאתם צריכים להעתיק לדוח בפנקסים המתאימים.
שלב 4 – תשלום מסים:
לבסוף, שלב התשלום מתבצע בדואר ובשיק/מזומן. מומלץ להגיע להתפטר מהתשלומים בתחילת החודש מכיוון שב10-15 לחודש הדואר בדרך כלל מלא.
טיפ חשוב – גם אם לא הרווחתם כלום, יהיה עליכם למלא את הטפסים ולהגיש את הדוחות באפס שקלים ולהחתים אותם בדואר.