חברות וארגונים רבים, בסדרי גודל שונים, משתמשים בשירותי סריקה של מסמכים מסוגים שונים. מדובר בחברות וארגונים אשר עובדים עם כמויות גדולות של ניירת, החל ממסכים, ספרים, חוברות, תצהירים ועוד, אשר הם מעוניינים להעביר אותם למחשב שיאוחסנו שם באופן קבוע.

סריקת מסמכים הוא תחום מתפתח אשר צובר תאוצה עם השנים בזכות השיפור הניכר שחל במכשירי הסריקה המקצועיים. לא מדובר, כמובן, בסורק ביתי פשוט אותו ניתן למצוא כמעט בכל בית, עם מדפסת ומכונת צילום, מכשיר שיכול לסרוק מסמך אחד בכל סריקה. מדובר במכשירי סריקה גדולים שמאפשרים סריקה של עשרות מסמכים ולעיתים אף יותר, ישנן מכונות שיכולות לסרוק מסמכים בגודל A3, A4 וכן בגדלים נוספים.

סריקת מסמכים הפכה להיות משמעותי, כאמור, בקרב חברות וארגונים אשר עובדים עם כמויות ניירת גדולה. חלק מהגורמים שמבקשים לסרוק מסמכים עושים זאת מתוך כוונה שלא להידרש לאחסן אותם בארכיונים שלהם, אחרים מבצעים סריקה של מסמכים חדשים אך גם ישנים, זאת על מנת להעביר את כל המסמכים שברשותם למחשב ובכך הארכיב הישן של המקום יכול להפוך להיות ממוחשב.

מדוע סריקת מסמכים היא דבר חיוני

לא סתם חברות רבות בוחרות לבצע סריקת מסמכים. יש לכך יתרונות רבים, אשר הופכים את העבודה לפרקטית יותר ואת סביבת העבודה להרבה יותר נוחה.

נתחיל מהבסיס, כשחברה מבצעת סריקת מסמכים מקצועית, היא מונעת מהעובדים שלה את הצורך להתעסק עם נייר. זה הרבה יותר פשוט שהכל ממוחשב, מתויג ומקוטלג במחשב. כך העובדים לא צריכים לחפש ניירת, כך הם לא צריכים לעבוד על גבי המסמכים, כך הרבה יותר קל לשלוח מסמכים דרך המייל.

זה מוביל אותנו כמובן לנקודה של חסכון. חסכון במקום וחסכון בנייר. הסיבה שחברות רבות משתמשות בשירותי סריקת מסמכים היא, שהתהליך בסופו של דבר חוסך הרבה מקום. הרי במקום להזדקק לאינספור פתרונות אחסון שונים וחדרי אחסון לניירת, ניתן להשתמש במחשבים שם כל החומר מאוחסן. כל מה שצריך זה מחשב עם זיכרון גבוה.

החיסכון גם בא לידי ביטוי בכמות הנייר בו משתמשים, דבר שהוא הרבה יותר ידידותי לסביבה, הרבה יותר נעים, זה נכון הן לגבי השימוש היומיומי וזה נכון גם לגבי השימוש בטווח הארוך, לצורכי אחסון או צרכים אחרים.

יתרון נוסף של סריקת מסמכים הוא, באמצעות כלי זה אנחנו יכולים לאתר בקלות רבה יותר מסמכים. ברגע שכל המסמכים נמצאים על המחשב, אז ניתן לאתר אותם בעזרת שם הקובץ, ביטויים מסוימים בטקסט, קיטלוג מסוים שאנחנו עובדים על פיו, תמונות ועוד. כיום אפשר למצוא מערכות שונות שמאפשרות לנו לקטלג חומרים בצורה נוחה, כך שיהיה ניתן לאתר אותם באופן פשוט.

יתרון אחרון שנציג הוא, שירות סריקת מסמכים מתבצע בכמויות עצומות, כלומר, לא מסמך אחד בכל פעולה אלא במספרים עצומים, מכאן אפשר להבין שמדובר בתהליך מהיר שמאפשר לנו ליהנות מהתוצאות בזמן קצר.